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	電話対応

	●	電話のかけ方
		�@ ダイヤルする前に、相手の会社名や名前、用件をチェック。 　用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておくとよい。 �A いきなり用件に入らずに、「〜の件でお電話いたしました」とまず前おきを。 　用件が多い時は「いまよろしいでしょうか」と相手の都合を確認するぐらいの配慮がほしい。 �B 電話を切る時はひと呼吸置いて静かに受話器を置く。 　ガチャンと切るのは感じが悪い、気をつけよう。
	●	電話の受け方
		●電話のベルは2回まで 　ベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ること。 　ベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせしました」のひと言をそえる。 ●「もしもし」は不要 　第一声は「はい」と答えてから、会社名、氏名を名乗る。 　外線ならば「○○会社の○○部でございます」、内線ならば「○○部の○○でございます。 ●相手を必ず確認する 　相手が名乗らない場合には、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と相手の名前や会社名を 確認する。 ●挨拶も忘れずに 　相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも「いつもお世話になって います」とひと言挨拶を。 ●用件はすばやくメモ 　電話に出る時はメモの準備をしてから。 　左手に受話器、右手に鉛筆をもって、メモを取りながら用件を聞く。 ●メモは正確に 　相手の会社名、名前、日時は正確にメモ。 　用件は復唱して確認、特に数字は間違えないように。 　不明な点や聞き取れにくい場合には、確実に用件を把握する。 ●こんな電話対応やめたいね ●「少々お待ちください」で保留にして、しばらくして「ただ今外出中でした」では居留守と勘 違いされていまう。はっきりしない時は「席を外しておりますので、かわりにご用件をおうか がいいたしますがと言っておけば、大丈夫。 ●かけた電話が何回も違う部署に回され、その度に名前?　用件は?と聞かれるのはイヤ なもの。 　電話を回す時には、「○○社の△△さんから××の件で」ぐらいは伝えておきたい。 ●電話の向こうの大きな笑い声、ライターで火をつける音。 　姿は見えずとも電話は会社の雰囲気を伝えてしまう。 　こんなところまでにも気配りを。

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