内容や種類など、必要に応じて文書を分類し記号をつけておけば、整理・保存も容易になる。
A宛名----（株）、ＫＫなどの略語は失礼に。
宛名が団体や会社の時は『御中』を。
社名の下に役職名がつく時には『殿』、個人名がつく時は『様』を後につける。
対象者が多い時は『各位』と書く。
B発信者名----基本的には会社の責任ある役職者名。
ここに社印や役職者印を押す。
C用件名----ひと目で用件がわかるようにタイトルを書く。
D本文----前文→主文→末文の順に簡潔にまとめる。
「拝啓」など頭語の次ぎは時候の挨拶、感謝や祝福のことばと続き、『さて』『ところで』と転語を
用いて本論に入る。
末文は『まずは』『とりあえず』ではじまり、『敬具』など結語で終る。
E別記----大切なポイントは本文の下に箇条書きにまとめる。
F担当者名----文書作成者名や担当者名を明記。
問い合わせの電話番号も書きそえる。
